“El progreso es imposible sin cambio, y aquellos que no pueden cambiar de opinión no pueden cambiar nada”. –George Bernard Shaw
🟢 ¿Qué es el BenchMarking?
El termino Benchmarking es utilizado como un proceso por el cual una empresa investiga, y mide el desempeño de Productos, Servicios, Marca, Metodologías o Estrategias impulsada por Compañías líderes de mercado con el fin de elevar estándares de competitividad y liderazgo.
El objetivo en dicha evaluación, consiste en identificar oportunidades internas de mejora que podrán constituirse en posibles ventajas estratégicas hacia competidores directos del mercado o áreas específicas.
🟢 ¿Por qué es importante el benchmarking?
El Benchmarking es un tipo de investigación sistemático y constante que fomenta la creación de nuevas ideas y estrategias de marketing con el propósito de impulsar el crecimiento de una compañía y sus empleados hacia un nivel de excelencia y calidad en la búsqueda de obtener el liderazgo del sector.
🟢 Tipos de benchmarking
Muchas empresas no solo observan e investigan los modos de trabajo de competidores líderes del mercado, sino que en muchas ocasiones asimilan estrategias de otras industrias o nichos diferentes.
Asi es como una compañía aérea se fija en un equipo de carreras para ver cómo se realizan los mantenimientos y sus respectivas reparaciones de una forma más rápida, o como la cadena de cafeterías “Starbuck” copió las técnicas que llevaron a “Toyota” a ser líder en producción de automóviles, para reducir el tiempo en la preparación de sus productos.
La selección adecuada del Tipo de Benchmarking dependerá de los recursos, los entornos, y cultura que una organización disponga.
Existen tres tipos de Benchamarking principales: interna, competitiva y funcional.
🔹 Interno
Es una comparación de un proceso comercial con otro proceso similar dentro de la organización.Se lleva a cabo dentro de la misma empresa.
Sobre todo se realiza en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos.
Lo que se hace es identificar un departamento o área que sea considerado un ejemplo a seguir para así realizar un “benchmark” con los demás departamentos internos de la compañía.
Beneficios:
- Más rentable
- Relativamente fácil
- Bajo coste
- Rápido
- Buenas practicas / capacitación del proceso de Benchmarking
- Intercambio de información
- Lecciones aprendidas fáciles de transferir
- Lenguaje común
Desafios:
- Fomenta la mediocridad
- Limita las opciones de crecimiento
- Puede crear un ambiente de competitividad
- Puede no producir las mejores comparaciones de su clase
🔹 Competitivo
Es una comparación directa de competidor a competidor que mide productos, servicios, procesos o métodos.
Esta forma de Benchmarking brinda la oportunidad de conocerse mejor y lograr detectar y llevar a cabo estrategias y mejoras que superen a la de los competidores.
Es uno de los tipos de benchmarking más complicados de realizar ya que el análisis se realiza sobre los principales competidores y es que, al ser competencia directa, no suelen estar interesados en colaborar aportando información.
Beneficios:
- Conocer mejor a tu competencia
- Comparar procesos
- Bajo costo
- Útil para planificar y establecer objetivos
- Posible asociación
Desafíos:
- Mejoras de rendimientos relativamente bajos
- Limitado por secretos comerciales
- Puede proporcionar información engañosa
- Puede no obtener las mejores comparaciones de su clase
- Los competidores podrían capitalizar sus debilidades
🔹 Funcional
Es una comparación sobre las mejores prácticas de una empresa que sea excelente en el área que se desea mejorar. Esta no necesariamente debe ser competidora y pueden pertenecer o no al mismo sector.
Este tipo de benchmarking es muy productivo puesto que al no ser empresas competidoras directas, no existe un problema de confidencialidad.
Beneficios:
- Proporciona información sobre tendencias de la industria
- Comparaciones cuantitativas
- Mejor tasa de mejora
Desafíos:
- Diversas culturas corporativas
- Necesidad de especificación
- Lleva más tiempo que el Interno
- Debe poder visualizar como adaptar las mejoras practicas a su entorno
🟢 Benchmarking ¿como se aplica?
El Benchmarking es un proceso simple, pero detallado de cinco pasos:
1. Planificación
En esta etapa es necesario planificar la investigación que se llevará a cabo. Para ello es indispensable contestar tres preguntas que son las de:
- ¿Qué quiero medir?: Una investigación necesita tener una razón de ser, por lo que debe guardar relación con un área de la empresa que se desee mejorar.
- ¿A quién voy a medir?: Hay que decidir qué tipo de benchmarking será el seguido (competitivo, interno o funcional). Después, se decidirá si se comparará un departamento propio con una empresa dentro o fuera del sector.
- ¿Cómo vamos hacerlo?: Aquí se procede a crear un equipo de trabajo, y es éste el que será el responsable de la organización y de la dirección.
2. Datos
El éxito o el fracaso del Benchmarking depende de la recopilación de datos, siendo este paso esencial para determinar el nivel del mismo.
Es así como se pueden obtener datos de diferentes fuentes para poder contrastarlos. Pudiéndose así recopilar datos de fuentes como internas, asociaciones profesionales o investigaciones que sean propias.
3. Análisis
Cuando ya se haya recopilado la información pertinente, se procede a analizar los elementos que son los responsables de causar diferencias entre la compañía y las empresas que están siendo estudiadas.
Con ello, será posible identificar las oportunidades de mejora.
Y cuando haya sido identificada la magnitud de las diferencias, es momento de proponer las mejores necesarias.
Pero siempre recordando que las más indicadas, son aquellas que están más adaptadas al tamaño e infraestructura de la empresa.
4. Acción
En este paso es necesario implementar a la empresa las mejoras propuestas. Es así como se procede a adaptar a la empresa a la mejora de aspectos seleccionados.
Pero siempre teniendo en cuenta, que más que un simple proceso de cambio, es uno de mejora, uno que sea capaz de añadir alguna ventaja para el bienestar del cliente.
5. Seguimiento y mejora
La etapa del seguimiento y mejora, es la última y es en la que se realiza un informe de recopilando la información más destacada del proceso. Este paso lo que hace es servir de ayuda en proyectos posteriores.
Porque lo ideal sería que este proceso se convirtiese en uno recurrente con el propósito de adoptar una mejora continúa en todo momento.
🟢 Benchmarking Digital
Un Benchmarking digital es un estudio que se basa en los canales digitales. Ejemplos de las acciones que se realizan en éste es la comparación de los sitios web, apps y redes sociales propias con los de la competencia. Así como monitorizar las implementaciones e innovaciones de estos.
Asimismo es de gran vitalidad el conocer la navegación natural que realiza el cliente, además de medir la cohesión de sus medios digitales. Es uno de los Benchmarking más actuales y empleados, debido al amplio alcance de los medios digitales en todos los sectores productivos.
Es así como este Benchmarking posee múltiples aplicaciones en el entorno digital. Es por eso que existen herramientas que te permitirán comparar con facilidad tu posicionamiento con el de páginas que sean similares.
Otros datos obtenidos son los de la duración de visitas, el tráfico de búsquedas, etc.
Algunas de las herramientas de más utilidad para realizar esto son:
- Google Trends: Es una herramienta de Google gratuita que sirve para la búsqueda de tendencias y la comparación de la popularidad de varias palabras clave. Es una página sencilla de usar, gracias a su interfaz muy visual. Además está disponible en español.
- Semrush: Permite analizar datos de un sitio de interés al estudiar con detalle sobre aspectos como las palabras clave, competidores orgánicos, ubicación geográfica y otros muchos datos interesantes. Tienen algunas funciones gratuitas y posee también interfaz en español.
- Similarweb: Con ella es posible analizar a la competencia y al mismo tiempo el descubrir nuevas oportunidades, encontrar nuevas audiencias, identificar tendencias, entre otras funciones. También dispone de una versión gratuita.
🟢 Benchmarking ejemplos
El caso de Starbucks
Debido a la propuesta de las empresas de fast food como McDonalds, de vender café, hizo que el gigante Starbucks, realizase un proceso de Benchmarking.
Entonces ¿qué seleccionaron para detener esta situación en donde otras compañías estaban llevándose a su clientela?
Fue el tiempo de preparación de sus cafés, uno de los aspectos más importantes de su modelo de negocio. Puesto que sus clientes necesitan de rapidez en la preparación de sus bebidas.
Es así como tomaron como ejemplo, una de las empresas líder en este aspecto como lo es el fabricante automovilístico japonés Toyota.
Una empresa que puede presumir sobre la optimización del tiempo de fabricación de sus productos.
Se determinó que el 30% del tiempo empleado en la preparación de estos cafés se pierde cuando los empleados se agachan o andan de aquí a allá escogiendo los ingredientes.
Es así, como después del análisis, implementaron un plan de acción cuya base era la de optimizar los procesos de preparación de las bebidas.
Se procedió a un rediseño del espacio de trabajo, y una nueva disposición de los utensilios, además de las máquinas empleadas en la preparación de los productos.
Si bien estos aspectos pudiesen sonar tan simples, realmente establecieron una mejora del casi 20% del tiempo de elaboración de sus productos.
El caso de Xerox Corporation
Uno de los casos más representativos es uno de los primeros de la historia, el de Xerox Corporation. Esta fue la primera empresa que empleo el Benchmarking como tal.
Este paso fue dado debido a que a inicios de los años ochenta, empresas como Canon, Ricoh o Minolta interrumpieron en el mercado norteamericano de las fotocopias y la gestión de la impresión.
Todos estos competidores ofrecían precios más económicos al público que los dados por Xerox.
Entonces la misión de la empresa fue determinar cómo sus rivales eran capaces de vender máquinas por el precio de coste de Xerox. Todo esto sin tener afectar la calidad.
Allí estaba el gran inconveniente, entonces para solventar esto. Xerox procedió a analizar los métodos, procesos y materiales de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. Este estudio señaló que existía un importante retraso en todas las áreas analizadas.
Más específicamente, Xerox tenía nueve veces más proveedores por lo que rechazaba diez veces más máquinas en la línea de producción. Algo que repercutía al ocupar el doble del tiempo en colocar los productos en el mercado.
Por igual, el estudio demostró que la productividad necesitaba de crecer un 18% por año durante cinco años, si su meta era la de alcanzar a sus competidores.
Con este estudio de benchmarking pudo actuar con rapidez al marcar objetivos nuevos, y realizar un seguimiento más adecuado a las demandas que el mercado estaba imponiendo.
Algo que fue de suma utilidad para la empresa porque la misma se centró en mejorar las prácticas de su empresa, para después mejorar las prácticas de otras organizaciones que se podían incorporar en su proceso de trabajo.
